Quels documents comptables faut-il conserver ?
La gestion comptable d’une entreprise ne s’arrête pas à la saisie des écritures ou à la clôture des comptes. Il est également impératif de conserver les documents comptables et justificatifs pendant une certaine durée, afin de répondre aux éventuels contrôles de l’administration fiscale, sociale ou judiciaire.
La durée de conservation varie selon le type de document et les textes réglementaires applicables. Voici un guide clair pour savoir quels documents conserver, combien de temps, et pourquoi.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
La conservation des pièces comptables permet de :
Justifier la réalité des opérations enregistrées en comptabilité ;
Répondre aux contrôles fiscaux, sociaux ou juridiques ;
Se prémunir contre les litiges avec les partenaires, clients, fournisseurs ou salariés ;
Respecter les délais légaux de prescription (fiscale, civile, commerciale…).
Le non-respect de ces délais peut entraîner des sanctions fiscales ou des redressements en cas de contrôle.
Quels sont les documents concernés ?
Les documents comptables à conserver concernent plusieurs catégories :
1. les livres et registres comptables
Le livre journal ;
Le grand livre ;
Le livre d’inventaire (même s’il n’est plus obligatoire depuis 2016, il reste utile) ;
Les balances et états comptables intermédiaires.
2. les comptes annuels
Le bilan ;
Le compte de résultat ;
Les annexes ;
Les rapports de gestion, procès-verbaux d’assemblée, etc.
3. les pièces justificatives
Les factures clients et fournisseurs ;
Les relevés bancaires ;
Les bordereaux de caisse ;
Les notes de frais, tickets de carte bancaire, justificatifs de paiement ;
Les bulletins de paie et déclarations sociales ;
Les contrats, bons de commande, bons de livraison.
Durée légale de conservation
Durée minimale prévue par le code de commerce : 10 ans
Article L123-22 du Code de commerce :
"Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice."
Cela concerne :
Les livres comptables (journal, grand livre, inventaire) ;
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) ;
Les pièces justificatives liées à ces comptes.
Durée fiscale : 6 ans
Article L102 B du Livre des procédures fiscales :
"Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peut s’exercer le droit de communication de l’administration fiscale doivent être conservés pendant 6 ans."
Cela s’applique aux documents permettant le contrôle de l’impôt :
Factures ;
Relevés bancaires ;
Contrats ;
Déclarations fiscales (TVA, IS, CVAE, CFE, etc.).
Durée sociale : de 3 à 5 ans (parfois plus)
Document social Durée de conservation
bulletins de paie 5 ans
registre unique du personnel 5 ans après départ du salarié
contrats de travail 5 ans après fin du contrat
documents URSSAF / DSN 6 ans
documents liés aux accidents du travail 5 ans
relevés de temps de travail 1 an minimum
Durée civile et commerciale : jusqu’à 30 ans
Certains documents doivent être conservés plus longtemps en cas de litige ou en matière de responsabilité civile :
Contrats commerciaux : 5 ans (ou 30 ans en matière immobilière) ;
Dossiers d’assurance : jusqu’à 10 ans après la fin du contrat ;
Dossiers contentieux : 5 ans à compter de la décision de justice définitive.
Conservation au format papier ou numérique ?
Depuis 2016, il est possible de conserver ses documents comptables au format numérique, à condition que :
Les fichiers soient intègres, lisibles et accessibles ;
L’archivage respecte les normes de pérennité et d’authenticité (ex : PDF/A, signature électronique) ;
L’archivage respecte les obligations du Code du commerce et du Livre des procédures fiscales.
Le scanning simple d’une facture n’est pas toujours suffisant : il est préférable d’utiliser un logiciel d’archivage certifié ou une GED conforme.
En résumé
Tous les documents comptables doivent être conservés au minimum 10 ans ;
Les documents à usage fiscal doivent être gardés 6 ans pour répondre à un contrôle de l’administration ;
Certains documents sociaux ou juridiques peuvent nécessiter des délais spécifiques ;
L’archivage numérique est autorisé, mais il doit garantir authenticité et lisibilité.
Chez JLB Expert, nous aidons nos clients à :
Identifier les documents à archiver et leur durée légale ;
Mettre en place une organisation comptable et documentaire claire ;
Utiliser une GED conforme et sécurisée pour leurs pièces justificatives ;
Répondre efficacement aux contrôles fiscaux ou sociaux.
