La gestion comptable d’une entreprise ne s’arrête pas à la saisie des écritures ou à la clôture des comptes. Il est également impératif de conserver les documents comptables et justificatifs pendant une certaine durée, afin de répondre aux éventuels contrôles de l’administration fiscale, sociale ou judiciaire.
La durée de conservation varie selon le type de document et les textes réglementaires applicables. Voici un guide clair pour savoir quels documents conserver, combien de temps et pourquoi.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
La conservation des pièces comptables permet de :
Le non-respect de ces délais peut entraîner des sanctions fiscales ou des redressements en cas de contrôle.
Quels sont les documents concernés ?
Les documents comptables à conserver concernent plusieurs catégories :
1. Les livres et registres comptables
2. Les comptes annuels
3. Les pièces justificatives
Durée légale de conservation
Durée minimale prévue par le Code de commerce : 10 ans
Article L123-22 du Code de commerce :
« Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. »
Cela concerne :
Durée fiscale : 6 ans
Article L102 B du Livre des procédures fiscales :
« Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peut s’exercer le droit de communication de l’administration fiscale doivent être conservés pendant 6 ans. »
Cela s’applique aux documents permettant le contrôle de l’impôt :
Durée sociale : de 3 à 5 ans (parfois plus)
Document social Durée de conservation
Bulletins de paie 5 ans
Registre unique du personnel 5 ans après le départ du salarié
Contrats de travail 5 ans après la fin du contrat
Documents URSSAF/DSN 6 ans
Documents liés aux accidents du travail 5 ans
Relevés de temps de travail 1 an minimum
Durée civile et commerciale : jusqu’à 30 ans
Certains documents doivent être conservés plus longtemps en cas de litige ou en matière de responsabilité civile :
Conservation au format papier ou numérique ?
Depuis 2016, il est possible de conserver ses documents comptables au format numérique, à condition que :
Le scan simple d’une facture n’est pas toujours suffisant : il est préférable d’utiliser un logiciel d’archivage certifié ou une GED conforme.
En résumé
Chez JLB Expert, nous aidons nos clients à :