La déclaration unique d’embauche (DUE)

Lorsque vous recrutez un salarié, certaines formalités administratives sont obligatoires avant même son arrivée dans l’entreprise. Parmi elles, la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) constitue une étape incontournable. Elle permet de centraliser plusieurs démarches en une seule procédure.

Voici l’essentiel à connaître pour bien comprendre et réaliser cette déclaration dans les règles.

Qu’est-ce que la DUE ?

La DUE est une déclaration obligatoire que tout employeur doit effectuer avant l’embauche d’un salarié, qu’il s’agisse d’un CDI, d’un CDD, d’un contrat d’apprentissage, ou d’un contrat à temps partiel.

Elle permet de centraliser plusieurs formalités liées à l’embauche, en une seule transmission, auprès de l’Urssaf.

Cette déclaration vise à lutter contre le travail dissimulé et à informer les organismes sociaux de l’arrivée d’un nouveau salarié.

A quoi sert la DUE ?

Elle regroupe 6 formalités obligatoires :

• Immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale (s’il ne l’est pas déjà).

• Immatriculation du salarié à la Sécurité sociale (s’il n’a jamais travaillé).

• Affiliation de l’employeur à l’assurance chômage.

• Demande d’adhésion à un service de santé au travail.

• Demande de visite médicale d’embauche (sauf exceptions).

• Déclaration d’embauche à l’Urssaf (permet le contrôle de l’emploi salarié).

Qui est concerné par la DUE ?

Tous les employeurs relevant du régime général de la Sécurité sociale, quel que soit leur secteur d’activité (commerce, artisanat, professions libérales, agriculture, etc.), doivent effectuer cette déclaration.

La DUE s’applique pour :

• Les salariés en CDI ou CDD ;

• Les emplois saisonniers ou intérimaires ;

• Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation ;

• Les stagiaires, uniquement s’ils sont rémunérés au-delà du seuil légal (dans le cadre d’une gratification).

Quand faut-il effectuer la DUE ?

La DUE doit être transmise dans les 8 jours précédant la date d’embauche du salarié, et impérativement avant qu’il ne commence à travailler, même pour une seule heure.

Il s’agit d’une condition de validité du contrat de travail. L’omission ou le retard peut être requalifié en travail dissimulé, passible de sanctions pénales et financières.

Comment effectuer la DUE ?

La DUE s’effectue en ligne, de manière simple et rapide, sur le site officiel :

www.due.urssaf.fr

Etapes :

• Créer ou se connecter à son espace employeur ;

• Renseigner les informations sur l’entreprise et le salarié ;

• Valider et télécharger l’accusé de réception.

L’Urssaf se charge ensuite de transmettre automatiquement les informations aux organismes concernés (CPAM, assurance chômage, service de santé au travail…).

Quelles informations faut-il fournir ?

Pour remplir une DUE, vous devez disposer des éléments suivants :

• Informations sur l’entreprise (SIRET, adresse…) ;

• Identité du salarié (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale si connu) ;

• Nature du contrat (CDD, CDI, apprentissage…) ;

• Date et heure d’embauche ;

• Durée hebdomadaire prévue ;

• Rémunération brute mensuelle.

Quelles sont les sanctions en cas d’oubli ?

En cas de non-déclaration ou de déclaration hors délai, l’employeur s’expose à :

• Une amende de 500 € par salarié non déclaré (article R.1221-7 du Code du travail) ;

• Une requalification en travail dissimulé, pouvant entraîner des sanctions pénales (jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende pour une personne physique) ;

• Le paiement rétroactif de toutes les cotisations sociales dues.

Il est donc essentiel d’intégrer la DUE à votre processus de recrutement.

Quelles autres démarches à prévoir après la DUE ?

La DUE ne dispense pas de :

• La rédaction du contrat de travail ;

• La déclaration préalable à la médecine du travail (via le service de santé au travail) ;

• La déclaration du salarié auprès de la caisse de retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO) ;

• L'inscription au registre unique du personnel.

Chez JLB Expert, nous accompagnons nos clients dans la gestion de leurs embauches, y compris la réalisation de la DUE, la rédaction des contrats de travail et la déclaration aux organismes sociaux.